Como é possível organizar a vida digital e ser mais produtivo

Organizar arquivos, pastas e imagens pode ser um aliado do tempo e da qualidade de vida. É o que garante especialista em Produtividade Digital que estará no II SuperAÇÃO, dia 15

Rosayne Macedo

Em meio ao emaranhado de informações que vamos acumulando no dia a dia, como se organizar para se tornar mais produtivo, ganhar mais tempo e, de quebra, mais qualidade de vida? Estas são algumas dúvidas que o especialista em Produtividade Digital Raoni Luna vai tratar durante sua palestra no 2º SuperAÇÃO – Equilibrando Corpo, Mente e Bolso, que ViDA & Ação promove dia 15 de maio, no Espaço Ideal Eventos, no Centro do Rio de Janeiro.

O evento reunirá também outros importantes palestrantes – o coach financeiro Alexandre Prado (Núcleo Expansão);  o emprendedor Tarcísio Melo, o Doutor Inovação (Indústria da Solução); a psicóloga e arteterapeuta Renata Viegas (Equipe Saúde Plena) e o consultor em Vendas e Marketing Humberto Gondin.  As inscrições ainda podem ser feitas, mediante pagamento de taxa simbólica de R$ 20, clicando neste link. Saiba mais sobre o evento aqui.

Com graduação em Desenho Industrial pela UFRJ e MBA em Comunicação Estratégica pelo Instituto Infnet, Raoni sempre buscou se aprimorar nas mais diversas áreas da vida, a fim de encontrar soluções que auxiliem o desenvolvimento pessoal e, consequentemente, aumento da qualidade de vida.  Há dois anos e meio, deixou a empresa onde trabalhava para se tornar empreendedor.

Eu tinha um plano, algum dinheirinho guardado. Não saí por sair, sem um plano B. Quem pode deve correr atrás do que quer”, conta ele. 

Criou a empresa Cerebrando (www.cerebrando.com) e seus conhecimentos hoje são disseminados em forma de cursos e conteúdos digitais, que ensinam como se tornar mais produtivo através do uso de ferramentas digitais, o que pode beneficiar qualquer pessoa ou profissional de quaisquer áreas de atuação. No II SuperAção, ele vai mostrar também como a procrastinação pode ser uma inimiga na nova rotina, seja em home office, seja num trabalho formal.

Longe do jogo corporativo, onde as regras são suas

Raoni se tornou especialista no tema após deixar o emprego e se tornar empreendedor. “Trabalhava em uma empresa do ramo de seguros, com estabilidade, salário razoável, bons benefícios… Mas muita coisa do mundo corporativo me incomodava há tempos. Não quero entrar em detalhes, mas eu não queria participar do “jogo corporativo”, onde as aparências e estratégias interpessoais contam mais do que sua capacitação e habilidades”, conta ele.

O que também o incomodava era a lógica do trabalhar demais, sem o reconhecimento na mesma medida. “Decidi então que se fosse pra trabalhar das 9h às 19h todos os dias, ou até meia noite em alguns outros, o melhor seria que esse esforço fosse para mim mesmo”, conta o empreendedor, que hoje vive de aplicar seus cursos e palestras pela Cerebrando, empresa que abriu com este propósito. Os próximos cursos acontecem em junho, sobre ‘Organização Digital na Prática’ e ‘Organizando a Vida com Evernote e Todoist’. Ambos têm 8h de carga horária e oferecem certificado, mediante investimento total de R$ 290 cada.

Confira uma entrevista exclusiva de Raoni Luna ao Portal ViDA & Ação e ainda as dicas para organizar melhor a sua vida digital:

Por que decidiu deixar o emprego e se tornar empreendedor?

Raoni – Empreender não é necessariamente algo que se decida por fazer. Acredito que, em 99% dos casos, o empreendedorismo é algo individual, desenvolvido naturalmente desde os primeiros anos de vida. Comecei a trabalhar cedo, sempre em atividades informais e “aleatórias”, além de passar anos ajudando meu avô, contador, a passar cifras e informações de seus clientes para os recém-lançados softwares de contabilidade.

Mas assim que me formei no ensino superior passei a trabalhar com carteira assinada e segui esse caminho por, aproximadamente, 12 anos. Durante esse período troquei algumas vezes de emprego e também cheguei a pedir demissão em três ou quatro ocasiões, para poder trabalhar por conta própria. Mas apenas da última vez que “pedi as contas” é que segui firme no propósito de ser meu próprio patrão, em agosto de 2015, e sigo nessa batalha até então.

Hoje, quase três anos de caminhada solo, aprendi demais, me aperfeiçoei e aprendi muito com os próprios erros. Em alguns meses é necessário recorrer aos parentes para pagar as contas, raramente é possível planejar algo a médio ou longo prazo por conta da incerteza das receitas, mas não troco esse estilo por entrar uma vez mais no jogo corporativo. Concurso público? Tampouco me seduz…

Como cuida da sua saúde em meio à nova rotina?

Raoni – Quando organizamos nosso próprio horário e temos controle sobre nossos compromissos e atividades, fica absurdamente mais fácil tomar conta da própria saúde. Claro que é necessário ter muita disciplina, visto que sozinho não é fácil seguir uma rotina, mas não tenho dificuldades para marcar um exame médico, completar uma noite de sono bem dormida ou arrumar um tempinho para realizar atividades físicas. Tenho meus períodos de estresse por não ter as economias estabilizadas, mas nada comparado ao estresse contínuo e pesado do mundo empresarial e suas demandas sempre “pra ontem”.

Como é possível organizar a vida digital e ser mais produtivo?

Raoni – Arquivos digitais estão substituindo objetos físicos. A música é consumida digitalmente e não mais através de CDs, os filmes estão em serviços de “streaming” e não mais em Blu Rays. O mesmo vem acontecendo com fotos, vídeos, boletos de pagamento, jornais, revistas, cursos etc. Esse movimento de digitalização está apenas no começo, por isso precisamos nos atentar para a quantidade de arquivos digitais que possuímos e como os armazenamos, para que não fiquemos perdidos.

Quanto mais desorganizados digitalmente, mais perdemos tempo procurando os arquivos que precisamos. Esse é um caminho sem volta… quem não se adequar a essa realidade ficará para trás. Por isso, ter uma vida digital organizada, com todos os seus arquivos em seu devido lugar e nomeados de forma consistente, nos torna mais produtivos.

Como ganhamos mais tempo com a organização da nossa vida digital?

Raoni – Pense em seu guarda-roupas por um instante. Na gaveta das meias você também guarda maiôs? Na parte destinada às calças você também pendura casacos? O tempo que se perde procurando roupas que estão fora do lugar nos torna improdutivos, mas quando tudo está em seu devido lugar não perdemos mais tempo procurando. Essa mesma lógica deveria ser aplicada aos arquivos digitais. O ideal é juntar seus arquivos digitais por tema e não por extensão (doc; xls; ppt etc). É importante transportar sua vida física para o ambiente digital. Seus contatos, sua agenda, suas anotações, seus exames, documentos… Ter tudo nesse ambiente virtual também e com seus devidos backups faz com que o acesso à informação seja mais rápido e seguro.

4 dicas para organizar a vida digital sem perder nada importante

– Como devemos organizar nossas fotos digitais?
Deve-se criar pastas para cada ano e dentro das pastas de cada ano criamos subpastas por evento (aniversário de fulano; formatura de sicrano, natal etc).

– E o material produzido no celular?
Celular é um dispositivo de uso imediato e não é o local destinado para armazenamento. O conteúdo gerado pelo celular deve ser sincronizado com a nuvem, para que possamos enviar esse material para lá e o eliminemos do aparelho móvel. Uma vez que uma foto ou vídeo já esteja sincronizada, podemos apagá-la do celular.

– O que vale guardar e o que vale descartar?
Fotos e vídeos de momentos importantes valem a pena ser guardados, desde que eliminemos fotos embaçadas e repetidas. Aquela famosa foto “só pra garantir” é praticamente igual à anterior e não há necessidade de manter as duas. Material de consulta, estudo, autoral e afins valem a pena ser guardados. Já arquivos que têm fonte desconhecida ou foram baixados da internet, como filmes e músicas, não tem por que serem mantidos, visto que são encontrados facilmente online.

– Onde armazenar estes dados? No próprio computador, na nuvem e/ou pen drive?
O ideal é ter aqueles arquivos que precisamos armazenar com segurança em dois locais pelo menos: na nuvem e em um hd externo, desde que o mesmo fique guardado em casa dentro de uma gaveta. É importante lembrar que pendrive não é local para guardar arquivos, ele é apenas uma mídia de transporte.

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